Pravila privatnosti

1. Tko obrađuje vaše osobne podatke?

Upravitelj osobnih podataka je Epix Group d.o.o., koji upravlja igraonicom Bambino u Supernovi Novo mesto i povezanim internetskim uslugama. Ova politika objašnjava obradu podataka pri posjetu internetskoj stranici, korištenju igraonice, narudžbama, rezervacijama rođendana, darovnim bonovima, grupnim posjetima, prijavama na događanja, uslugama Bambino Lab, kontaktnim obrascima, aplikaciji Bambino te komunikaciji s Bambino asistentom. O obradi podataka u aplikaciji Bambino dodatno ste obaviješteni pri prijavi u aplikaciju.

2. Koje podatke prikupljamo?

Ovisno o odabranoj usluzi možemo obrađivati:

• identifikacijske i kontaktne podatke roditelja odnosno skrbnika (ime, prezime, telefon, e-pošta);
• podatke potrebne za posjet i sigurnu predaju djeteta (ime djeteta, starost odnosno datum rođenja, podaci skrbnika, vrijeme dolaska i odlaska, poveznica s pratiteljem, eventualno potrebni pristanci);
• podatke o rezervacijama (odabrani paket, datum, vrijeme, broj djece, dodaci, cijena, status, izmjene i eventualna plaćanja);
• podatke o narudžbama i računima, podatke o darovnim bonovima, vrstama proizvoda i preuzimanju;
• sadržaj poruka i upita koje nam pošaljete;
• podatke o odabranim uslugama Bambino Lab i obrazovnim potrebama koji su potrebni za njihovo izvođenje;
• snimke videonadzora u nadziranim prostorima igraonice;
• tehničke i sigurnosne podatke (npr. IP adresu, vrijeme pristupa, tehničke zapise te postavke jezika ili privola);
• podatke o prijavi na e-novosti, ako se za nju dobrovoljno odlučite;
• sadržaj pitanja koja pošaljete AI Bambino asistentu i ograničeni kontekst razgovora potreban za odgovor.

Ne zahtijevamo podatke koji nisu potrebni za odabranu uslugu. S podacima djece postupamo s posebnom pažnjom.

Posebne kategorije osobnih podataka: Podaci o alergijama, zdravstvenim ograničenjima, posebnim potrebama ili teškoćama u učenju mogu predstavljati osjetljive podatke. Prikupljamo ih samo ako su potrebni za konkretnu uslugu i ako je za obradu uspostavljena odgovarajuća pravna osnova, uključujući izričitu privolu kada je ona potrebna. U obična kontaktna polja i u razgovor s AI asistentom ne upisujte zdravstvene dijagnoze, brojeve dokumenata ni druge nepotrebne osjetljive podatke.

3. Zašto obrađujemo podatke i na kojoj pravnoj osnovi?

Izvedba posjeta, rezervacije ili narudžbe: kontaktiranje, evidentiranje posjeta, predaja djeteta skrbniku, organizacija rođendanskih proslava, narudžbi, darovnih bonova i usluga Bambino Lab. Pravna je osnova u pravilu izvršavanje ugovora odnosno mjera prije njegova sklapanja (članak 6(1)(b) GDPR), a kod podataka djece prema potrebi se procjenjuje i odgovarajuća druga osnova.

Sigurnost djece, posjetitelja i prostora: provjera uvjeta za samostalan posjet, nadzor ulaza, postupanje s incidentima i proporcionalni videonadzor. Kada je primjereno, obrada se temelji na legitimnom interesu (članak 6(1)(f) GDPR) i važećim pravilima ZVOP-2; pojedini dodatni podaci mogu zahtijevati drugu pravnu osnovu.

Zakonske obveze: računovodstvo, porezi, obrada zahtjeva i drugi propisani postupci; pravna osnova je članak 6(1)(c) GDPR-a.

Odgovaranje na pitanja i upravljanje uslugama: obrada upita i pružanje podrške; osnova je ugovor odnosno legitimni interes, zavisno od vrste pitanja.

Novosti i promocijske poruke: šaljemo ih kada imamo valjanu osnovu po propisima o elektroničkim komunikacijama i zaštiti podataka. Gdje je potrebna privola, dobivamo je odvojeno i omogućujemo njezino povlačenje.

Analitika i marketinško praćenje: analitika i reklamno praćenje koji nisu nužni koriste se samo ako je za to dan odgovarajući pristanak, koji možete povući.

AI asistent: za pripremu odgovora pitanje i nužni kontekst prosljeđuju se pružatelju usluge umjetne inteligencije. Obrada se temelji na vašem zahtjevu za odgovorom (izvršavanje zahtijevane usluge odnosno legitimni interes).

4. Korištenje internetske trgovine i naručivanje

Na internetskoj stranici može biti omogućeno slanje narudžbe, nakon kojega kupac proizvode ili usluge plaća u igraonici. Pri slanju obrađujemo podatke potrebne za identifikaciju narudžbe, pripremu proizvoda, kontaktiranje i preuzimanje. Slanje narudžbe samo po sebi ne znači internetsko plaćanje. Ako je narudžba samo upit koji osoblje još potvrđuje, to je jasno označeno u postupku naručivanja.

5. Evidencija posjeta i briga za djecu

Ako roditelj u skladu s pravilima igraonice ostavi dijete pod nadzorom osoblja, obrađujemo podatke potrebne za provjeru osobe ovlaštene za preuzimanje, dostupnost roditelja i vrijeme posjeta. Podaci se koriste samo za organizaciju usluge, sigurnost i moguće rješavanje incidenata.

6. Videonadzor

U igraonici Bambino provodi se videonadzor radi zaštite djece, posjetitelja, zaposlenika i imovine te radi obrade sigurnosnih događaja. Videonadzor se ne provodi u sanitarijama. Na području snimanja postavljene su odgovarajuće obavijesti s informacijama o upravljaču i namjeni snimanja.

Uobičajene snimke čuvaju se 30 dana. Snimka koja je potrebna zbog konkretnog incidenta može biti zaštićena i obrađivana dulje, ali samo ako je to zakonito, nužno i dokumentirano. Pristup imaju samo ovlaštene osobe, a uvidi i prosljeđivanja evidentiraju se na odgovarajući način. Videonadzor ne zamjenjuje prisutnost i odgovornost osoblja.

7. Internetski obrasci, elektronička pošta i e-novosti

Podatke iz kontaktnih obrazaca koristimo za odgovor odnosno izvršenje usluge. Potvrde i obavijesti šaljemo vam e-poštom. Uvrštavanje na popis za marketinške poruke mora se temeljiti na odgovarajućoj osnovi; prijava na e-novosti nije uvjet za kupnju ili posjet. Odjaviti se možete putem poveznice za odjavu odnosno porukom na naš kontakt.

8. Bambino Lab

Za organizaciju nastavnih sati i stručne podrške obrađujemo kontaktne podatke skrbnika te nužne podatke o djetetu, njegovu razredu, ciljevima učenja i dogovorenom terminu. Podatke o zdravstvenom stanju ili posebnim potrebama obrađujemo samo u nužnom obimu i uz odgovarajuću dodatnu pravnu osnovu. Pristup tim podacima ograničen je na osobe koje ih trebaju za izvođenje konkretne usluge.

9. AI Bambino asistent

Kada upotrijebite digitalnog asistenta, sustav može obraditi sadržaj vašeg pitanja, ograničen kontekst prethodnih poruka i tehničke podatke potrebne za zaštitu usluge. Pitanja se putem serverske funkcije Netlify prosljeđuju pružatelju Anthropic; pristupni ključevi pohranjeni su samo na serveru, nikada u vašem pregledniku. U pregledniku se u okviru sesije mogu lokalno pohraniti podaci za prikaz razgovora. Asistent je namijenjen općim informacijama o igraonici, a ne obradi osjetljivih osobnih podataka djece. Pitanja postavljena asistentu ne pohranjujemo u vlastitoj bazi; sadržaj razgovora pohranjen je u vašem pregledniku samo za vrijeme sesije.

10. Komu se podaci prosljeđuju?

Podatke u potrebnom obimu mogu obrađivati naši ugovorni izvršitelji obrade i pružatelji tehnoloških usluga:

• Netlify: hosting internetske stranice, poslužiteljske funkcije i primanje web obrazaca (poslani obrasci čuvaju se u Netlify Forms);
• Resend: slanje elektroničkih potvrda, odgovora i podsjetnika za događaje;
• Supabase: baza podataka aplikacije Bambino i rezervacijskog sustava (kartica vjernosti, rezervacije, prijave posjeta, push obavijesti);
• Anthropic: odgovori AI Bambino asistenta;
• računovodstveni i drugi stručni pružatelji usluga, kada to zahtijeva izvršavanje usluga ili zakon.

Gdje je potrebno, sklapamo odgovarajuće ugovore o obradi osobnih podataka. Mogući prijenosi izvan Europskoga gospodarskog prostora dopušteni su samo uz ispunjene uvjete GDPR-a.

11. Koliko dugo čuvamo podatke?

Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za pojedinu namjenu, odnosno onoliko dugo koliko zahtijeva zakon:

• podatke o posjetima, privolama i rezervacijama najdulje četiri godine nakon posljednjeg posjeta odnosno završene usluge, osim kada zakon određuje dulji rok;
• računovodstvene i porezne dokumente onoliko dugo koliko zahtijevaju važeći propisi;
• podatke za e-novosti do povlačenja privole odnosno do prestanka zakonite osnove, a dokaze o privoli onoliko dugo koliko je potrebno za dokazivanje usklađenosti;
• uobičajene snimke videonadzora u pravilu 30 dana, a kod dokumentiranih incidenata po potrebi i dulje u skladu sa zakonom;
• tehničke zapise poslužiteljskih funkcija najviše 30 dana; poslane internetske obrasce do obrade odnosno najviše 12 mjeseci; sadržaj razgovora s AI asistentom samo za vrijeme sesije u vašem pregledniku.

Nakon isteka roka podatke brišemo, anonimiziramo ili ih zadržavamo samo ako postoji druga zakonita osnova.

12. Prava pojedinaca

U skladu s GDPR-om imate, kada su ispunjeni uvjeti, pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka, prigovor i povlačenje privole. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost prethodne obrade. Zahtjev pošaljite na info@igralnica-bambino.si. Odgovaramo u zakonskom roku, u pravilu u roku od jednog mjeseca, s mogućnošću zakonitog produljenja.

Ako smatrate da vaša prava nisu poštovana, možete podnijeti pritužbu Informacijskom povjereniku Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (www.ip-rs.si).

13. Sigurnost podataka

Primjenjujemo primjerene organizacijske i tehničke mjere, kao što su ograničen pristup, odgovarajuća korisnička ovlaštenja, sigurne veze, evidentiranje incidenata te briga za sigurnu obradu podataka djece. Nijedan sustav nije posve bez rizika; u slučaju incidenta postupamo u skladu s važećim zakonskim zahtjevima.

14. Djeca, fotografije i objave

Fotografije i videozapise na kojima su djeca prepoznatljiva koristimo za javnu promociju samo uz odgovarajuću pravnu osnovu i dopuštenja. Privola za javnu objavu nije uvjet za uobičajeni posjet igraonici. Pri objavama poštujemo privatnost djeteta i prava skrbnika.

15. Kolačići

Podrobnosti o upotrebi kolačića, sličnih tehnologija i upravljanju privolama navedeni su na podstranici Kolačići.

16. Izmjene politike

Ovu politiku možemo ažurirati zbog promjena zakonodavstva, usluga ili tehničkih postupaka. Važeća verzija s datumom posljednjeg ažuriranja uvijek je objavljena na internetskoj stranici. Kada to zakon zahtijeva, korisnike o bitnim promjenama dodatno obavještavamo.