Politika zasebnosti

1. Kdo obdeluje vaše osebne podatke?

Upravljavec osebnih podatkov je Epix Group d.o.o., ki upravlja igralnico Bambino v Supernovi Novo mesto in povezane spletne storitve. Ta politika pojasnjuje obdelavo podatkov pri obisku spletne strani, uporabi igralnice, naročilih, rezervacijah rojstnih dni, darilnih bonih, skupinskih obiskih, prijavah na dogodke, storitvah Bambino Lab, kontaktnih obrazcih, aplikaciji Bambino ter komunikaciji z Bambino asistentom. O obdelavi podatkov v aplikaciji Bambino ste dodatno obveščeni ob vpisu v aplikacijo.

2. Katere podatke zbiramo?

Glede na izbrano storitev lahko obdelujemo:

• identifikacijske in kontaktne podatke staršev oziroma skrbnikov (ime, priimek, telefon, e-pošta);
• podatke, potrebne za obisk in varno predajo otroka (ime otroka, starost oziroma datum rojstva, podatki skrbnika, čas prihoda in odhoda, povezava s spremljevalcem, morebitna potrebna soglasja);
• podatke o rezervacijah (izbrani paket, datum, ura, število otrok, dodatki, cena, status, spremembe in morebitna plačila);
• podatke o naročilih in računih, podatke o darilnih bonih, vrstah izdelkov in prevzemu;
• vsebino sporočil in povpraševanj, ki nam jih posredujete;
• podatke o izbranih storitvah Bambino Lab in učnih potrebah, ki so potrebni za njihovo izvedbo;
• posnetke videonadzora v nadzorovanih prostorih igralnice;
• tehnične in varnostne podatke (npr. IP naslov, čas dostopa, tehnične dnevnike ter nastavitve jezika ali soglasij);
• podatke o prijavi na e-novice, če se zanjo prostovoljno odločite;
• vsebino vprašanj, ki jih pošljete AI Bambino asistentu, in omejen kontekst pogovora, potreben za odgovor.

Ne zahtevamo podatkov, ki niso potrebni za izbrano storitev. Pri podatkih otrok ravnamo posebej skrbno.

Posebne vrste osebnih podatkov: Podatki o alergijah, zdravstvenih omejitvah, posebnih potrebah ali učnih težavah lahko predstavljajo občutljive podatke. Zbiramo jih samo, če so za konkretno storitev potrebni in če je za obdelavo vzpostavljena ustrezna pravna podlaga, vključno z izrecno privolitvijo, kadar je ta potrebna. V navadna kontaktna polja in klepet z AI asistentom ne vnašajte zdravstvenih diagnoz, številk dokumentov ali drugih nepotrebnih občutljivih podatkov.

3. Zakaj podatke obdelujemo in na kateri pravni podlagi?

Izvedba obiska, rezervacije ali naročila: kontaktiranje, evidentiranje obiska, predaja otroka skrbniku, urejanje rojstnodnevnih praznovanj, naročil, darilnih bonov in storitev Bambino Lab. Pravna podlaga je praviloma izvajanje pogodbe oziroma ukrepov pred njeno sklenitvijo (člen 6(1)(b) GDPR), pri podatkih otrok pa se po potrebi presodi tudi ustrezna druga podlaga.

Varnost otrok, obiskovalcev in prostorov: preverjanje pogojev za samostojen obisk, nadzor vhoda, obravnava incidentov in sorazmerni videonadzor. Kadar je ustrezno, se obdelava opira na zakoniti interes (člen 6(1)(f) GDPR) in veljavna pravila ZVOP-2; posamezni dodatni podatki lahko potrebujejo drugo pravno podlago.

Zakonske obveznosti: računovodstvo, davki, obravnava zahtevkov in drugi predpisani postopki; pravna podlaga je člen 6(1)(c) GDPR.

Odgovarjanje na vprašanja in upravljanje storitev: obravnava povpraševanj in zagotavljanje podpore; podlaga je pogodba oziroma zakoniti interes, odvisno od vrste vprašanja.

Novice in promocijska sporočila: pošiljamo jih, kadar imamo veljavno podlago po predpisih o elektronskih komunikacijah in varstvu podatkov. Kjer je potrebna privolitev, jo pridobimo ločeno in omogočimo njen preklic.

Analitika in tržno sledenje: nenujna analitika oziroma oglaševalsko sledenje se uporablja samo, če je za to podana ustrezna privolitev, ki jo lahko prekličete.

AI asistent: za pripravo odgovora se vprašanje in nujni kontekst posredujeta ponudniku storitve umetne inteligence. Obdelava temelji na vaši zahtevi po odgovoru (izvajanje zahtevane storitve oziroma zakoniti interes).

4. Uporaba spletne trgovine in naročanja

Na spletni strani je lahko omogočena oddaja naročila, po kateri stranka plača izdelke ali storitve v igralnici. Ob oddaji obdelamo podatke, potrebne za identifikacijo naročila, pripravo izdelkov, kontaktiranje in prevzem. Oddaja naročila sama po sebi ne pomeni spletnega plačila. Če je naročilo le povpraševanje in ga osebje še potrdi, je to jasno označeno v postopku naročanja.

5. Evidenca obiskov in skrb za otroke

Če starš v skladu s pravili igralnice otroka pusti v nadzoru osebja, obdelujemo podatke, potrebne za preverjanje upravičene osebe za prevzem, dosegljivost starša in čas obiska. Podatki se uporabljajo samo za organizacijo storitve, varnost in morebitno reševanje incidentov.

6. Videonadzor

V igralnici Bambino se izvaja videonadzor za zaščito otrok, obiskovalcev, zaposlenih in premoženja ter za obravnavo varnostnih dogodkov. Videonadzor ne poteka v sanitarijah. Na območju snemanja so nameščena ustrezna obvestila z informacijami o upravljavcu in namenu snemanja.

Običajni posnetki se hranijo 30 dni. Posnetek, potreben zaradi konkretnega incidenta, je lahko zavarovan in obdelovan dlje, samo če je to zakonito, nujno in dokumentirano. Dostop imajo samo pooblaščene osebe, vpogledi in posredovanja pa se ustrezno evidentirajo. Videonadzor ne nadomešča prisotnosti in odgovornosti osebja.

7. Spletni obrazci, elektronska pošta in e-novice

Podatke iz kontaktnih obrazcev uporabljamo za odgovor oziroma izvedbo storitve. Potrdila in obvestila vam pošljemo po elektronski pošti. Vključitev na seznam za marketinška sporočila mora temeljiti na ustrezni podlagi; prijava na e-novice ni pogoj za nakup ali obisk. Odjavite se lahko prek odjavne povezave oziroma s sporočilom na naš kontakt.

8. Bambino Lab

Za organizacijo učnih ur in strokovne podpore obdelujemo kontaktne podatke skrbnika in nujne podatke o otroku, njegovem razredu, učnih ciljih ter dogovorjenem terminu. Podatke o zdravstvenem stanju ali posebnih potrebah obdelujemo le v nujnem obsegu in z ustrezno dodatno pravno podlago. Dostop do teh podatkov je omejen na osebe, ki jih potrebujejo za izvedbo konkretne storitve.

9. AI Bambino asistent

Ko uporabite digitalnega asistenta, sistem lahko obdela vsebino vašega vprašanja, omejen kontekst predhodnih sporočil in tehnične podatke, potrebne za zaščito storitve. Vprašanja se prek strežniške funkcije Netlify posredujejo ponudniku Anthropic; ključi za dostop so shranjeni samo na strežniku, nikoli v vašem brskalniku. V brskalniku se lahko v okviru seje lokalno shranijo podatki za prikaz pogovora. Asistent je namenjen splošnim informacijam o igralnici in ne obravnavi občutljivih osebnih podatkov otrok. Vprašanj asistenta ne shranjujemo v lastni bazi; vsebina pogovora je v vašem brskalniku shranjena le za čas seje.

10. Komu se podatki posredujejo?

Podatke lahko v potrebnem obsegu obdelujejo naši pogodbeni obdelovalci in ponudniki tehnoloških storitev:

• Netlify: gostovanje spletne strani, strežniške funkcije in sprejem spletnih obrazcev (oddani obrazci se hranijo v Netlify Forms);
• Resend: pošiljanje elektronskih potrdil, odgovorov in opomnikov za dogodke;
• Supabase: podatkovna baza aplikacije Bambino in rezervacijskega sistema (kartica zvestobe, rezervacije, prijave obiskov, potisna obvestila);
• Anthropic: odgovori AI Bambino asistenta;
• računovodski in drugi strokovni izvajalci, kadar to zahteva izvajanje storitev oziroma zakon.

Kjer je potrebno, sklenemo ustrezne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov. Morebitni prenosi zunaj Evropskega gospodarskega prostora so dopustni le ob izpolnjenih pogojih GDPR.

11. Koliko časa hranimo podatke?

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za posamezen namen, oziroma toliko časa, kot zahteva zakon:

• podatke o obiskih, soglasjih in rezervacijah največ štiri leta po zadnjem obisku oziroma zaključeni storitvi, razen kadar zakon določa daljši rok;
• računovodske in davčne dokumente toliko časa, kot zahtevajo veljavni predpisi;
• podatke za e-novice do preklica privolitve oziroma do prenehanja zakonite podlage, dokazila o privolitvi pa toliko časa, kot je potrebno za dokazovanje skladnosti;
• običajne posnetke videonadzora praviloma 30 dni, ob dokumentiranih incidentih po potrebi dlje skladno z zakonom;
• tehnične dnevnike strežniških funkcij največ 30 dni; oddane spletne obrazce do obravnave oziroma največ 12 mesecev; vsebino klepeta z AI asistentom le za čas seje v vašem brskalniku.

Po izteku roka podatke izbrišemo, anonimiziramo ali jih ohranimo samo, če obstaja druga zakonita podlaga.

12. Pravice posameznikov

V skladu z GDPR imate, kadar so izpolnjeni pogoji, pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti podatkov, ugovora in preklica privolitve. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost predhodne obdelave. Zahtevo pošljite na info@igralnica-bambino.si. Odgovorimo v zakonskem roku, praviloma v enem mesecu, z možnostjo zakonitega podaljšanja.

Če menite, da vaše pravice niso spoštovane, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (www.ip-rs.si).

13. Varnost podatkov

Uporabljamo primerne organizacijske in tehnične ukrepe, kot so omejen dostop, ustrezna uporabniška pooblastila, varnostne povezave, beleženje incidentov ter skrb za varno obdelavo podatkov otrok. Noben sistem ni popolnoma brez tveganj; v primeru incidenta ravnamo skladno z veljavnimi zakonskimi zahtevami.

14. Otroci, fotografije in objave

Fotografije in videoposnetke prepoznavnih otrok za javno promocijo uporabljamo le ob ustrezni pravni podlagi in dovoljenjih. Privolitev za javno objavo ni pogoj za običajen obisk igralnice. Pri objavah upoštevamo otrokovo zasebnost in pravice skrbnikov.

15. Piškotki

Podrobnosti o uporabi piškotkov, podobnih tehnologij in upravljanju privolitev so navedene na podstrani Piškotki.

16. Spremembe politike

To politiko lahko posodobimo zaradi sprememb zakonodaje, storitev ali tehničnih postopkov. Veljavna različica z datumom zadnje posodobitve je vedno objavljena na spletni strani. Kadar to zahteva zakon, uporabnike o bistvenih spremembah dodatno obvestimo.